Chúng ta cùng làm rõ ba điều: hệ thống này để làm gì, mang lại gì cho từng nhóm người, và đi từng bước thế nào.
Ban thư ký (COF) đứng giữa lãnh đạo và cả tổ chức. Bốn nỗi khó dưới đây là điểm xuất phát để chúng ta cùng chọn nên giải quyết việc nào trước.
Mỗi lần xếp thêm một cuộc họp, thư ký phải cân nhắc họp nào dời được, dời sang đâu, ai bị ảnh hưởng. Việc này thường cần nhiều vòng trao đổi mới chốt được.
Yêu cầu gặp lãnh đạo đến qua điện thoại, thư, tin nhắn. Rất khó nhìn một lượt để biết việc nào gấp, việc nào có thể để sau, và vì sao.
Kết luận cuộc họp được ghi lại, nhưng việc giao cho đơn vị nào, hạn nào, đã làm tới đâu thì rải trong biên bản và thư từ, nên dễ trễ mà không ai thấy sớm.
Nghị quyết, quy chế, thông tin khách hàng và cách gọi tên nội bộ nằm ở nhiều nơi. Người mới và các đơn vị phải hỏi lại Ban thư ký những điều đã có câu trả lời.
Một hệ thống thông tin do COF vận hành: AI lo phần lặp lại, con người giữ quyết định.
Lãnh đạo dành thời gian cho việc chiến lược. Ban thư ký dành sức cho việc cần phán đoán. Phần còn lại, hệ thống làm cùng và nói rõ nó đã làm gì.
Lãnh đạo nhận tin ở nơi quen thuộc, dưới dạng thẻ chỉ đọc. Mọi thao tác thay lãnh đạo do thư ký ghi nhận. Prototype mô phỏng kênh này bằng luồng tin riêng.
COF đặt quy tắc, đặt mức tự động cho từng loại việc và duyệt những gì hệ thống đề xuất. Hệ thống không thay COF quyết định.
Hồ sơ lãnh đạo, quy tắc, tri thức doanh nghiệp là dữ liệu có phiên bản và nhật ký, xuất được ra bảng. Đổi nhà cung cấp AI hay hệ thống nền không làm mất chúng.
Mỗi lợi ích dưới đây gắn với một tính năng cụ thể mà bạn có thể mở ra xem trong prototype.
Ít bị cuốn vào việc điều phối lịch, nhiều thời gian hơn cho quyết định lớn.
Yêu cầu được chấm ưu tiên có giải thích, khung giờ được tìm theo quy tắc riêng của từng lãnh đạo. Lãnh đạo chỉ nhận những việc thực sự cần mình.
Mỗi sáng một thẻ chỉ đọc: lịch hôm nay, việc đang chờ quyết định, chỉ đạo sắp đến hạn.
Trước cuộc họp, lãnh đạo nhận brief đã được thư ký xem lại: bối cảnh, lịch sử làm việc, điểm cần quyết định.
Bớt việc lặp, có một nơi duyệt, và nắm được toàn cảnh.
Phân loại yêu cầu, soạn bản nháp văn bản, rút biên bản và việc giao sau họp được hệ thống làm sẵn để thư ký xem lại thay vì làm từ đầu.
Mọi đề xuất cần người quyết định về cùng một nơi, kèm lý do, điểm ưu tiên và các phương án (kể cả phương án phải dời họp).
Trang chủ cho thấy việc đang xử lý, đúng hạn, quá hạn; nhật ký cho thấy ai đã duyệt gì, hệ thống đã làm gì.
Một cửa để gửi yêu cầu, biết việc của mình đang ở đâu, và tự tra cứu được quy chế.
Nhắn cho Trợ lý COF bằng lời thường. Trợ lý hỏi thêm cho đủ thông tin rồi chuyển đúng nơi xử lý.
Mỗi yêu cầu có trạng thái, hạn phản hồi và giờ họp đã xếp, nên không phải hỏi lại Ban thư ký.
Hỏi bằng lời thường, câu trả lời kèm trích dẫn văn bản gốc và chỉ trong phạm vi bạn được xem.
Chúng tôi không đưa con số tiết kiệm nào ở đây vì chưa có dữ liệu của chính tổ chức bạn. Thay vào đó, ở giai đoạn thử chúng ta cùng chọn vài chỉ số và đo trước, sau:
Mười lăm ứng dụng chạy trên cùng một lõi, thêm ba thành phần giúp hệ thống trở thành của chính tổ chức bạn.
Cùng một lõi, nên thêm ứng dụng mới không phải xây lại phần nền.
Nhiều trợ lý có tên riêng, việc riêng và quyền riêng. Quyền đọc của mỗi trợ lý nằm trong code và được hiển thị rõ; quản trị chỉ chỉnh phần trình bày, và mọi chỉnh sửa đi qua đề xuất rồi duyệt.
Hồ sơ doanh nghiệp, khối, thuật ngữ, khách hàng và danh mục là dữ liệu có phiên bản. Hệ thống ghép đúng phần tri thức vào ngữ cảnh của từng trợ lý, nên không có tên riêng nào bị ghi cứng trong prompt.
Chấm điểm, tự động hoá, tri thức doanh nghiệp là các bảng: xuất ra tệp CSV mở được bằng Sheet, sửa hàng loạt rồi nhập lại. Nhập tệp chỉ sinh đề xuất để người có quyền duyệt. Nối thẳng với SharePoint hoặc Sheet là bước kế tiếp.
Hệ thống chỉ hữu ích khi bạn yên tâm giao việc. Vì vậy phần kiểm soát được thiết kế trước, không phải thêm vào sau.
Mọi việc tác động ra ngoài (đổi lịch, gửi thư, đổi hồ sơ lãnh đạo hay cấu hình) đều đi qua đề xuất, kiểm tra chính sách, và duyệt khi cần. Trợ lý không ghi thẳng vào dữ liệu.
Đề xuất, phê duyệt, thực thi, thay đổi hồ sơ lãnh đạo và quy tắc đều có dòng nhật ký: ai làm, lúc nào, vì sao.
Trợ lý hướng người dùng không đọc được lịch hay hồ sơ lãnh đạo. Ranh giới này được kiểm bằng công cụ phân tích phụ thuộc và bằng test, không chỉ bằng lời hứa.
Chấm điểm ưu tiên, tìm khung giờ, tính chi phí dời họp là code tất định, giải thích được từng điểm. AI chỉ trích xuất thông tin, tóm tắt và soạn nháp.
Hệ thống đưa gợi ý, COF tự làm.
Hệ thống chuẩn bị sẵn, COF xem và bấm duyệt thì mới thực hiện.
Hệ thống làm ngay và báo lại cho COF. Chỉ dành cho việc rủi ro thấp mà Trưởng COF chủ động bật.
Đi từng bước nhỏ, đo được, mở rộng khi COF thấy đã vững. Mỗi giai đoạn dưới đây là đề xuất để chúng ta cùng chỉnh.
Hiểu cách COF đang làm việc và chốt phạm vi giai đoạn thử.
Phỏng vấn thư ký và lãnh đạo, ghi lại quy tắc làm việc, chọn một đến hai lãnh đạo thử, chuẩn bị dữ liệu nền dạng bảng.
Danh sách quy tắc và dữ liệu nền được COF xác nhận.
Chứng minh giá trị ở nơi tốn công nhất: xếp và dời họp.
Nhập hồ sơ lãnh đạo, kết nối lịch, chạy song song với cách làm cũ, COF duyệt từng đề xuất.
Thời gian từ lúc gửi yêu cầu tới lúc có lịch; tỷ lệ phương án COF chấp nhận ngay lần đầu.
Nối việc trước, trong và sau cuộc họp thành một mạch.
Thêm brief trước họp, biên bản và việc giao, theo dõi chỉ đạo, soạn văn bản, rà soát tờ trình.
Tỷ lệ chỉ đạo đúng hạn; thời gian từ họp xong tới có biên bản được duyệt.
Đưa thông tin đúng lúc cho lãnh đạo và chăm sóc quan hệ đối tác.
Bản tin sáng, tổng hợp báo cáo, hỏi đáp nghị quyết, quan hệ đối tác, công tác và đón khách, họp HĐQT.
Mức độ lãnh đạo mở và dùng bản tin; số câu hỏi đáp có trích dẫn và số câu chưa trả lời được.
COF tự vận hành và mở rộng hệ thống, tri thức luôn được cập nhật.
Một cửa tiếp nhận, theo dõi thời gian lãnh đạo, sổ tay nghiệp vụ, hoàn thiện tri thức doanh nghiệp, nối nguồn dữ liệu.
Số phiếu được phân loại đúng ngay lần đầu; tỷ lệ bài sổ tay được cập nhật đúng hạn.
Thời lượng từng giai đoạn: cùng chốt khi khảo sát.
Mỗi giai đoạn bắt đầu bằng buổi làm việc với thư ký và kết thúc bằng buổi nhìn lại cùng nhau. Điều chỉnh là chuyện bình thường.
Hệ thống không tự suy ra quy tắc từ hành vi. Thư ký nhập, lãnh đạo xác nhận ngoài hệ thống, thư ký ghi nhận, và mọi thay đổi có phiên bản.
Tri thức doanh nghiệp, chấm điểm và tự động hoá bắt đầu bằng tệp bảng quen thuộc, nên không phải chờ nối hệ thống mới có thể bắt đầu.
Tích hợp qua Microsoft Graph theo từng bước: lịch, thư, tài liệu, Teams. Prototype hiện dùng bản mô phỏng ở lớp adapter; khi nối thật chỉ thay adapter, kiến trúc và quy tắc giữ nguyên.
Giai đoạn 0 nhập và xác nhận cùng COF; khi thiếu thông tin, hệ thống hỏi lại thay vì đoán.
AI chỉ đề xuất; việc ra ngoài đi qua duyệt; chất lượng được đo bằng bộ đánh giá trước khi nâng bậc tự động.
Lãnh đạo không phải học ứng dụng mới; COF chạy song song với cách cũ trong giai đoạn thử.
Phân quyền theo vai trò, ranh giới dữ liệu cứng giữa các trợ lý, nhật ký đầy đủ để kiểm tra lại.
Cách hiểu nhanh nhất là tự dùng thử. Chọn một vai trò, vào bằng dữ liệu mẫu và làm theo gợi ý trong khoảng năm phút.
Bấm một vai trò để sang trang chọn người dùng. Bạn vẫn là người bấm chọn, hệ thống không tự đăng nhập.